Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Polityka ochrony danych osobowych
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w
DRUKARNIA ARGONEX Chorobińscy spółka jawna Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy 85-758, ul. Przemysłowa 34. (dalej: Firma).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Firmie,
b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest właściciel, :
(i) właściciel, któremu powierzono nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych.
(ii) osoba wyznaczona przez właściciela do zapewnienia zgodności z ochrona danych osobowych;
za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
(iii) Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w Firmie,
(iv) komórka audytu wewnętrznego, jeżeli funkcjonuje w Firmie; za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
(v) Firma,
(vi) komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa informacji,
(vii) komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe w dużym rozmiarze,
(viii) pozostałe komórki organizacyjne,
(ix) wszyscy członkowie personelu Firma.
Firma powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Firmę.
4. SKRÓTY I DEFINICJE:
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Firma powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Firma oznacza firmę DRUKARNIA ARGONEX Chorobińscy spółka jawna
5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁCE – ZASADY OGÓLNE
5.1. Filary ochrony danych osobowych w Firmie:
(1) Legalność – Firma dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
(2) Bezpieczeństwo – Firma zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.
(3) Prawa jednostki – Firma umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
(4) Rozliczalność – Firma dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Firma przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
(1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
(2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
(3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
(4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
(5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
(6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
(7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
(8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Firmie składa się z następujących elementów:
1. Inwentaryzacja danych. Firma dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Firmie, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Firma nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2. Rejestr.
Firma opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Firmie (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Firmie .
3. Podstawy prawne. Firma zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Firma przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Firmy.
4. Obsługa praw jednostki. Firma spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) obowiązki informacyjne. Firma przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
b) możliwość wykonania żądań. Firma weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
c) obsługa żądań. Firma zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
d) zawiadamianie o naruszeniach. Firma stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5. Minimalizacja. Firma posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
6. Bezpieczeństwo. Firma zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutkow dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osob jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.
7. Przetwarzający. Firma posiada zasady doboru przetwarzających dane, wymogow co do warunkow przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umow powierzenia.
8. Eksport danych. Firma posiada zasady weryfikacji, czy Firma nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunkow takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9. Privacy by design. Firma zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Społce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celow przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10. Przetwarzanie transgraniczne. Firma posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głownej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. INWENTARYZACJA
6.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne
Firma identyfikuje przypadki, w ktorych przetwarza lub może przetwarzać dane szczegolnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadkow przetwarzania danych szczegolnych kategorii lub danych karnych Firma postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Firma identyfikuje przypadki, w ktorych przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osob, ktorych dotyczą dane niezidentyfikowane.
6.3. Profilowanie
Firma identyfikuje przypadki, w ktorych dokonuje profilowania przetwarzanych danych, i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadkow profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Firma postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
6.4. Współadministrowanie
Firma identyfikuje przypadki wspoładministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementow umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na ktorej opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2. Firma prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w ktorym inwentaryzuje i monitoruje sposob, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Firma uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Firma odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Firma rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej
8. PODSTAWY PRZETWARZANIA
8.1. Firma dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel), Firma dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3. Firma wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e‑mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
8.4. Kierownik komórki organizacyjnej ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes firmy, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes firmy.
9. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH
9.1. Firma dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Firma ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej firmy informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w firmie, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze firmą w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Firma dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Firma wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. W celu realizacji praw jednostki Firma zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Firmę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
9.6. Firma dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
10.1. Firma określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązkow informacyjnych.
10.2. Firma informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
10.5. Firma określa sposob informowania osob o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np..tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Firma informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Firma informuje odbiorcow danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspołmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
10.9. Firma informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpoźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Firma bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. ŻĄDANIA OSÓB
11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osob, ktorych dane dotyczą, Firma wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osob trzecich. W szczegolności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osob (np..prawa związane z ochroną danych innych osob, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Firma może się zwrocić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie. Firma informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa. Firma informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Firma informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegołach przetwarzania, zgodnie z art..15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Firma nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.5. Kopie danych. Na żądanie Firma wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Firma wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z kto rym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych. Firma dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Firma ma prawo odmowić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposob wykaże nieprawidłowości danych, ktorych sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.7. Uzupełnienie danych. Firma uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Firma ma prawo odmowić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np..Firma nie musi przetwarzać danych, ktore są Firmie zbędne). Firma może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Firmę procedur (np..co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Firma usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celow, w ktorych zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
(6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np..profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Firma określa sposob obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposob, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o ktorych mowa w art..17. ust..3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Firmę, Firma podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorow przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Firma dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, ktorej dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Firma nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, ktorej dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczegolną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Firmy zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Firma przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, ktorej dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z
uwagi na ważne względy interesu publicznego. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Firma wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, ktore dostarczyła ona Firmie, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Firmy.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczegolną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Firmę w oparciu o uzasadniony interes Firmy lub o powierzone Firmie zadanie w interesie publicznym, Firma uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Firmy ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesow, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub
celach statystycznych. Jeżeli Firma prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczegolną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Firma uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
11.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Firmę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Firma uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu.
Jeżeli Firma przetwarza dane w sposob automatyczny, w tym w szczegolności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Firma zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Firmy, chyba że taka automatyczna decyzja: (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Firmą, lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub (iii) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.
12. MINIMALIZACJA
Firma dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celow (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
Firma zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celow przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Firma dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Firma przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
Firma stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemow przetwarzających dane osobowe i zasobow sieciowych, w ktorych rezydują dane osobowe).
Firma stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Firma dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach rol osob oraz zmianach podmiotow przetwarzających.
Firma dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkownikow systemow i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegołowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Firmy.
12.3. Minimalizacja czasu
Firma wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Firmie, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminow i punktow kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, ktorych zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemow produkcyjnych Firmy, jak też z akt podręcznych i głownych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemow i informacji przetwarzanych przez Firmę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwow, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Firma zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osob fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Firmę.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Firma przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
(1) Firma zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotow wyspecjalizowanych.
(2) Firma kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, ktore przedstawiają.
(3) Firma przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osob fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Firma analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osob fizycznych o rożnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
(4) Firma ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Firma ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak:
(i) pseudonimizacja,
(ii) szyfrowanie danych osobowych,
(iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemow i usług przetwarzania,
(iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Firma dokonuje oceny skutkow planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osob jest wysokie.
Firma stosuje metodykę oceny skutkow przyjętą w Firmie.
13.3. Środki bezpieczeństwa Firma stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne środki bezpieczeństwa takie jak: szafy zamykane na klucz, alarm, system antywirusowy, własny serwer odpowiednio zabezpieczony. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Firmie i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Firmę dla tych obszarow.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Firma stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Firma posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Firmy opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązkow ochrony danych spoczywających na Firmie.
Firma przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”. Firma rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
15. EKSPORT DANYCH
Firma rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Liechtenstein i Norwegia). Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Firma okresowo weryfikuje zachowania użytkownikow oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania rownoważne.
16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Firma zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposob, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. W tym celu zasady prowadzenia projektow i inwestycji przez Firmę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem, znajdują zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).