Czas to pieniądz – nie przepuść go przez palce

Doba ma zbyt mało godzin, sen trwa za krótko – wciąż narzekamy na zbyt małą ilość czasu, który możemy przeznaczyć na rozwój osobisty, realizację planów, podróże. Nieustannie marzymy by pośród natłoku obowiązków, które realizujemy każdego dnia znaleźć go choć nieco więcej. Niewielka szansa, że naukowcom uda się wydłużyć dobę, warto zatem poznać sposoby, które pomogą nim zarządzać, a tym samym „wyskrobać” choć kilka wolnych minut, które dotychczas poświęcaliśmy niepotrzebnym czynnościom.

Czas, mimo że definiowalny, jest niezwykle trudny do okiełznania. Wystarczy, że „odwrócimy” się od zadań, które realizujemy w danym momencie i tracimy wiele cennych minut, które moglibyśmy lepiej spożytkować. Skupienie i plan to klucze do efektywnego zarządzania czasem. Przedstawiamy  kilka metod, które mogą pomóc oszczędzić wiele cennych minut.

Planuj każdy dzień

Sposobem na „okiełznanie” czasu jest jego odpowiednie wykorzystanie. Jeśli zaczniemy planować każdy dzień zauważymy jak wiele cennych minut uciekało nam przez palce. Dlatego też powinniśmy wiedzieć co w danej godzinie będziemy robić. Spontaniczne działania są dobre na wakacje czy urlop, zaś w trakcie tygodnia pełnego obowiązków ich skrupulatne zaplanowanie umożliwi nam dokładne wykorzystanie wolnych minut. Najważniejsze – należy ustalić konkretną datę wykonania zadania. Różnego rodzaju kalendarze, np. kalendarze trójdzielne mogą okazać się niezwykle pomocne w realizacji planu, warto z nich skorzystać notując na ich stronach stosowne informacje.

Ustalaj priorytety

Według zasady Pareto, 20% działań przekłada się na 80% wyników. Dlatego też warto ustalić priorytety – najważniejsze czynności, które będą miały pierwszeństwo przed pozostałymi. Pomocna w ustaleniu priorytetów jest metoda ABC. Zgodnie z nią najważniejsze czynności powinno oznaczać się jako A1, A2 itd., mniej ważne B1, B2 i tak dalej. Wcielając ją w życie – zadania z literką B wykonujemy dopiero po zakończeniu wszystkich z literką A. Zadania C można rozpocząć jedynie po skończeniu A i B. Dalsza część przebiega analogicznie.

Nie zapamiętuj – zapisuj

Jeśli w trakcie realizacji zadań wpadnie Ci do głowy genialna myśl czy innowacyjne rozwiązanie warto chwycić za długopis i ją zapisać. Czynność ta pozwoli oczyścić umysł i zacząć myśleć na nowo, „świeżo” i wrócić do realizacji pozostałych zadań. Zapamiętywanie jest nieefektywne i prowadzi do marnotrawstwa czasu.

Nie rób kilku rzeczy na raz

Nawet jeśli jesteś kobietą i masz podzielną uwagę – zaprzestań robienia kilku rzeczy naraz. Realizując kilka zadań jednocześnie ani jednego nie doprowadzisz do końca tak, jak powinieneś. Skup się na jednym i zanim go nie zrealizujesz nie zaczynaj kolejnego. Przeskakując z jednego na drugie zmuszasz umysł do pracy na wielu, często odmiennych szczegółach przez co tracisz czas i energię na przypomnienie sobie założeń każdego z zadań.

Zadbaj o porządek

Czas, który przeznaczasz na znalezienie dokumentów na biurku czy na dysku komputera możesz przeznaczyć na realizację innych zadań. Dlatego też usuń bałagan w dokumentach zarówno fizycznych jak i wirtualnych. Kilka chwil, które poświęcisz na organizację folderów zwróci się niezwykle szybko – jeśli będziesz wiedział gdzie jest plik, którego potrzebujesz, nie zmarnujesz czasu na jego znalezienie.

Naucz się odmawiać

Realizując ważne zadania poinformuj współpracowników i wszystkie osoby, które mogą potrzebować twojej pomocy, że jesteś zajęty, a przez to nieosiągalny. W ten sposób nikt nie wejdzie Ci w słowo, nie wybije z rytmu, pozwoli na pracę bez przerw. Tylko maksymalne skupienie nad realizowanym zadaniem pozwoli na jego efektywne wykonanie.

Dopasuj czas do siebie

Istnieje wiele czynników, które nie pozwalają na maksymalne wykorzystanie czasu, zarówno w pracy, jak i w domu. Jedynie chłodne kalkulacje i nie uleganie presji otoczenia pozwoli na zyskanie kilku dodatkowych minut, które mogą okazać się zbawienne w natłoku obowiązków. Tylko „okiełznanie” czasu pozwoli na zwiększenie efektywności, a tym samym osiągnięcie oczekiwanego sukcesu.